Расходы документально не подтверждены: что делать? Нет подтверждающих документов командировочных расходов

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

Расходы документально не подтверждены: что делать? Нет подтверждающих документов командировочных расходов

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных.

К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году.

Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно.

Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д.

, и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/oplata-prozhivaniya-bez-podtverzhdayushhix-dokumentov.html

Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Расходы документально не подтверждены: что делать

Расходы документально не подтверждены: что делать? Нет подтверждающих документов командировочных расходов

При очередной проверке налоговики обяза­тельно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Ведь отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ).

Штраф за это нарушение составляет 10 000 рублей. Если отсутствуют документы за период более года, то штраф составит уже 30 000 рублей.

Ну а в слу­чае, если отсутствие документов привело к за­нижению налога, то штраф составит 20 процен­тов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, нужно до­казать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в кото­ром перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожа­ра, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждаю­щая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось за­топление — справка организации, которая эк­сплуатирует здание; если документы украли – справка из полиции.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации.

Если же такую проверку провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсут­ствуют. Затем составьте акт об отсутствии доку­ментов.

Таким образом, ответственность за отсут­ствие документов с нового бухгалтера будет снята.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации.

Еще один неприятный момент, который гро­зит фирме в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней.

Дело в том, что расходы, не подтвержден­ные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если такие расходы все же были учтены, налоговики посчитают, что нало­говая база по налогу на прибыль была заниже­на, и доначислят налог, а также начислят пени.

Чтобы избежать налоговых санкций, мы со­ветуем попытаться восстановить недостающие документы.

Если, например, отсутствуют доку­менты, подтверждающие покупку товаров (ра­бот, услуг, имущественных прав), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали их копии Конечно, восстановить недостающие доку­менты можно, только если вам известно, каких именно документов не хватает для подтвержде­ния расходов, а также у каких именно постав­щиков были закуплены товары (работы, услу­ги, имущественные права). Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, под­тверждающие выдачу денег под отчет работни­ку фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает.

Выход из такой ситуации – попытаться свя­заться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы.

Примеры отсутствия возможности приложить подтверждающие документы к авансовому отчету

Авансовый отчет представляет собой документ, где отражаются расходы организации, поэтому авансовый отчет становится объектом проверки аудиторов или налогового инспектора.

При оформлении авансового отчета ответственное лицо всегда руководствовалось Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, где была утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1).

Однако с 2013 года были внесены изменения в нормативные документы, где было отменено обязательное применение унифицированной формы АО-1. На сегодняшний день многие организации продолжают использовать старый бланк для оформления документа «Авансовый отчет», где заполняются две стороны печатной формы: титульная сторона и оборотная сторона.

При оформлении авансового отчета есть случаи, когда сотрудник в силу объективной причины не может приложить документы к отчету, которые подтверждают эти расходы:

Допустим компания принимала участие в форуме, и во время транспортировки к месту демонстрации выставочный экземпляр оборудования был поврежден. Сотрудник компании поставил в известность свое руководство. И для устранения неисправности сотрудник получил разрешение заплатить наличные деньги стороннему специалисту.

Сотрудник написал служебную записку о том, куда были потрачены деньги, добавив сумму по НДФЛ и отразил в служебной записке, что документы были потеряны. Расход, отраженный в авансовом отчете, не может быть принят компанией для уменьшения прибыли, так как нет подтверждающих документов.

В этом случае деньги, выплаченные сотруднику, считаются его доходом, с которых надо удержать НДФЛ.

2.

Вот еще такой случай, когда сотрудник получил деньги на покупку канцелярских товаров. Товары сотрудник принес, все канцелярские товары оприходованы на складе, а вот предоставить чек на их приобретение он не может, так как чек был утерян.

В этом случае с подотчетных сумм исчисляется НДФЛ подотчетного лица, организация платит страховые взносы за счет собственных средств, и при этом бухгалтер не может учитывать расходы на покупку канцелярских товаров для уменьшения налогооблагаемой базы.

3.

При формировании авансового отчета, если на все расходы есть документы, подтверждающие эти расходы, и именно эти затраты принесут прибыль организации в будущем, то эти расходы могут быть приняты организацией для уменьшения прибыли.

Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP

Когда выдаются деньги подотчетному лицу, то по бухгалтерскому учетуформируется проводка по дебету счета 71 и корреспондируется со счетами учета ДДС. А при отражении авансового отчета формируется проводка по кредиту счета 71 и корреспондируется со счетами затрат или счетами учета по приобретенным ценностям.


Чтобы выдать наличные или безналичные денежные средства подотчетному лицу, необходимо оформить документ «Расходный кассовый ордер» (Дт 71.01 – Кт 50.01) или документ «Списание безналичных ДС» (Дт 71.

01 – Кт 51) с обязательным выбором вида операции «Выдача подотчетнику», и эти денежные средства могут быть потрачены на любые цели.

Подотчетное лицо отражает все расходы в документе «Авансовый отчет» в табличных частях раздела «Расходы» и раздела «Оплата поставщикам».

Чтобы отразить операцию по закупке ТМЦ, надо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Закупка через подотчетное лицо», где будут сформированы проводки по поступлению ТМЦ на склад (Дт 10, 41 – Кт 71.01).

Для отражения представительских, а также прочих расходов (Дт 25, 26, 44 – Кт 71.01) необходимо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с обязательным указанием вида операции «Закупка через подотчетное лицо».

Используя документ «Поступление услуг и прочих активов» с обязательным выбором вида операции «Закупка через подотчетное лицо», можно отразить в системе операцию по приобретению внеоборотных и нематериальных активов или отразить прочие услуги.

И в документе «Поступление товаров и услуг», и в документе «Поступление услуг и прочих активов» есть возможность вывести на печать форму АО-1.

Реализована возможность двухэтапного ввода информации об израсходованных суммах. В связи с этим для документа «Авансовый отчет» используется статусы: «Подготовлено» и «Утверждено». Использование статусов определяется функциональной опцией при настройке системы.

Елена Черненко
консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”, сертифицированный специалист 1С.

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты.

На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).

Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.

Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм , организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы . Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену.

Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание!1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.

2.

Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя).

Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов.

Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.

Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Источник: https://art4soul.ru/finansovye/net-podtverzhdayushchih-dokumentov-komandirovochnyh-rashodov-rashody-dokumentalno-ne-podtverzhdeny-chto-d/

Оплата проживания в командировке без подтверждающих документов

Расходы документально не подтверждены: что делать? Нет подтверждающих документов командировочных расходов

Юридические советы

Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. «, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г.

№ 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой.

При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором.

Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов.

Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат.

Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р. Ярошенко, налоговый юрист Источник материала —

Неподтвержденные расходы по найму жилого помещения

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.

2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Получается, если в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб., то организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения.

Цитата (prelest10000): В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.

2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ .

Получается, если в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб., то организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения.

ЛНА организации — это не законодательство РФ.Имеются в виду именно нормы, установленные законодательством, в частности, для бюджетников существует такой документ:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 2 октября 2002 г. N 729

О РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА

Цитата: 1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее именуются — организации), осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

Для коммерческих организаций нормы законодательно не установлены.

Вопрос: Должны ли облагаться страховыми взносами следующие выплаты: компенсация дополнительных расходов работников в командировках (например, завтраки, стирка, глажка в гостиницах, взносы по добровольному страхованию пассажиров на транспорте, стоянка личного автомобиля), а также расходов на проживание, подтвержденных не полностью или неправильно оформленными первичными документами; выплата отступного при увольнении по соглашению сторон, если условие о выплате отступного прописано в дополнительном соглашении к трудовому договору и в положении об оплате труда как компенсационная выплата при увольнении?

Ответ: Перечень расходов на командировки работников, оплата которых не облагается страховыми взносами, установлен ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.

2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ).

Он является исчерпывающим, и оплата командировочных расходов, не поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.В соответствии с ч. 2 ст.

9 Закона N 212-ФЗ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.Согласно ст.

168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения.Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, в случае если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Е.Б.БаландинаКонсультационно-аналитический центрпо бухгалтерскому учетуи налогообложениюПодписано в печать27.07.2010

Подобные ответы можно найти в интернете и от сотрудников Пенсионного фонда

Списание в расходы оплаты проживания в командировке

Здравствуйте. Я начинающий руководитель ООО УСН (доходы-расходы), еду в командировку за оборудованием в город, где у сына есть жилье. Жить буду у него 3-4 дня. Есть какой-нибудь документ по которому, я могу какую-то сумму (например 1000 рублей в сутки) «списать» в расходы для уменьшения налогов без предоставления каких-либо документов, кроме билетов на поезд.

С уважением, Юрий.

Источник: https://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/oplata-prozhivanija-v-komandirovke-bez.html

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

Расходы документально не подтверждены: что делать? Нет подтверждающих документов командировочных расходов

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.

В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.

Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.

«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.

Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010).

Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

И в случае отсутствия этого  приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

«В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).

То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.

Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.

И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».

Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.

приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).

И нарушения в этом не будет.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2015/1/9458

Адвоката дом
Добавить комментарий