На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Порядок выдачи денег в подотчет

На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Чаще всего организации и предприниматели приобретают материалы или получают услуги через своих работников, которым для этого выдаются в подотчет денежные средства. Однако выдача таких денег строго контролируется на законодательном уровне — Порядком осуществления кассовых операций, и очень часто проверяется уполномоченными на это органами.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные средства — это деньги, которые компания или предприниматель выдают своим работникам для совершения конкретных расходов. При этом подотчетные лица должны быть закреплены в специальном приказе, либо обозначены в учетной политике.

Важно! В подотчет могут брать не только работники самой фирмы, но и физические лица, с которыми заключен договор подряда (гражданско-правовой).

Кроме этого, в упомянутых нормативных документах также желательно указать все те виды расходов, на которые можно тратить полученные суммы, а также в течение какого времени сотруднику нужно предоставить оправдательные документы (накладные, чеки, квитанции и т. д.).

Кассир осуществляет выдачу денег после того, как работник написал заявление на выдачу денег в подотчет. В нем обязательно нужно указать на что предполагается их потратить, и в какой срок отчитаться.

Главным подтверждающим документом является авансовый отчет по форме АО-1, который составляется сотрудником самостоятельно, или уполномоченным работником бухгалтерии. При этом основания, которые проставляются в документе, должны быть идентичны указанным в заявлении целям.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Закон устанавливает основные направления, на которые можно потратить полученные в подотчет средства. Они включают:

  • Служебные командировки и прочие поездки;
  • Оплата полученных работ и услуг;
  • Приобретение ТМЦ;
  • Несение представительских расходов и т. д.

Запрещено выдавать в подотчет средства для приобретения объектов основных средств, а также для осуществления платежей между предпринимателями и организациями свыше закрепленного законодательством лимита 100 тыс. рублей.

Порядок выдачи и возврата подотчетных денег

Работник может получить подотчетные средства несколькими путями.

Выдать деньги под отчет можно наличными деньгами, используя кассу предприятия. В этом случае кассиру нужно оформить расходный кассовый ордер.

Для того, чтобы получить деньги в подотчет наличными, сотрудник независимо от своей должности в компании обязан составить заявление на данную операцию с указанием цели и срока.

Не нужно оформлять документ, если происходит возмещение работнику ранее потраченных личных сумм, а также при выдаче суточных на командировку.

Важно! Если при проведении проверки контролирующими органами такое заявление будет отсутствовать, что на компанию может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.

Оформленный документ должен быть подписан руководителем компании. Если заявление составляет директор, то оно несколько отличается по своей формулировке. В нем он не просит выдать ему средства, а определяет факт такой необходимости.

Также в такого рода заявлении должно быть создано отдельное пустое поле для бухгалтера. В нем он должен проставит данные о том, имеется или нет у данного работника долг по ранее выданным подотчет суммам.

Важно! Законодательством запрещено выдавать работнику деньги, если такая задолженность имеется. За это, в случае проверки, также может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.

Кроме выдачи подотчета наличными деньгами, можно перевести деньги под отчет на карту или на расчетный счет сотрудника. Для такого события ему нужно написать соответствующее заявление, к которому приложить банковские реквизиты.

Внимание! Если такое заявление не будет составлено, то налоговая при проверке может решить, что было осуществлено перечисление дохода и обложить эти суммы налогом НДФЛ. Кроме этого при составлении платежного поручения в поле «Назначение платежа» нужно указать, что это именно выдача подотчетной суммы.

Документ, которым сотрудник произведет подтверждение расходования перечисленных денег — это чек из банкомата, платежного терминала магазина, банковская выписка, которые нужно приколоть к авансовому отчету.

Внимание! Если на карту перечисляется дополнительная сумма суточных при нахождении работника в командировке, то писать еще одно заявление нет необходимости. Однако отличаться по всем этим суммам придется сразу по возвращении из поездки.

Если выданные подотчет деньги были потрачены не в полном объеме, то работнику нужно внести оставшиеся средства в кассу организации после проверки его авансового отчета. Во время этой процедуры кассир должен составить приходный кассовый ордер, данные которого (номер, дата, сумма возврата) проставляются в нижней части авансового отчета.

Сроки выдачи денег в подотчет

На законодательном уровне нигде не закреплен точный срок, на который разрешается выдавать работникам подотчетные деньги. Его компания может установить самостоятельно, и закрепить свое решение в учетной политике.

Работник обязан проставить срок, на который запрашиваются суммы, в заявление во время его составления. В случаях, когда он это не сделал, считается, что деньги получены только на текущий день, а потому в конце дня должен быть составлен авансовый отчет или произведен возврат в кассу.

Очень часто руководство компании самостоятельно решает, как деньги под отчет на какой срок. При необходимости это время может устанавливаться в индивидуальном порядке.

Руководитель компании, несмотря на свой статус на фирме, не освобождается от обязанности составления заявления и указания в нем необходимого срока.

Важно! Отчитаться по израсходованным денежным средства работник должен в срок трех дней после завершения запрошенного срока.

Источник: https://smbiznes.ru/buhuchet/poryadok-vydachi-deneg-v-podotchet.html

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя.

Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы.

О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников.

В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.

06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию.

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой.

Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие.

Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства.

Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**.

Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег.

Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег.

Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль.

При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное.

Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги.

Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки.

Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму.

Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет.

Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке.

При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2011/4/4553

Можно Выдать в Подотчет если Предыдущий не Вернули

На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07. 10. 2013 № 3073-У. Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму Согласно п. 6. 3 Указаний ЦБ РФ от 11. 03. 2014 г. № 3210-У, до 19. 08. 2017 г.

нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У. Приказ о выдаче денег в подотчет Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств.

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году

В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.

  • Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25. 08. 2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
  • Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб.

Нарушения при выдаче денег подотчет, к которым придираются налоговики

Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п. . 1, 4. 6 Указания № 3210-У). Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп.

4. 6 п. 4 Указания № 3210-У). Теперь чиновниками снято ограничение о том, что записи в кассовую книгу может вносить только кассир.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

С 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру.

Совет! Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет весте не кассир, а другой работник, то соответствующие обязанности должны быть внесены в его должностную инструкцию.

Можно ли выдать деньги без заявления До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник писал заявление.

Теперь организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа.

Выдаем подотчет когда сотрудник еще не отчитался за предыдущий…

Кому можно выдавать подотчетные деньги Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор.

Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ.

Источник: https://Russia-Ukraine.com/mozhno-vydat-v-podotchet-esli-predydushhij-ne-p07/

Можно выдать в подотчет если предыдущий не вернули

На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2019 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании.

Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2019 году: Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2019 году по . Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет?

Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.

Выдача в подотчет в 2019 году: новый порядок

А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»

. Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты.

А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными. Главбухи в проекте «Учет.

Можно ли выдавать деньги в подотчет если не отчитались за предыдущий

Внимание Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно.

Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию. Сроки отчета Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен.

Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил.

Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Об особенностях бухучета подотчетных сумм читайте в нашей статье .

Чем это грозит предприятию: Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие)

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены.

Участник Kontra В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет.

В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.

Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию?

Рекомендуем прочесть:  Осаго погодные условия

Есть ли нормативные

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?

Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.

В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег. Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу.

Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2019 году

Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2019 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2019. Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.

Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника.

В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги.

Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п.

Источник: https://disk-shetka.ru/mozhno-vydat-v-podotchet-esli-predyduschij-ne-vernuli-80666/

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

На что можно тратить подотчетные деньги. Как выдать деньги в подотчет сотруднику. Признать за подотчетным лицом долг

Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность.

Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.

Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2.

Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение.

Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет.

Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06.

2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10.

2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант

Источник: http://blognalog.com/uchet/pravila-vyidachi-deneg-v-podotchet-poshagovaya-instruktsiya-kak-izbezhat-oshibok.html

Адвоката дом
Добавить комментарий